2016-11-13

Przyjmowanie i załatwianie spraw

Przyjmowanie i załatwianie spraw:

–      dyrektor w sprawie skarg i wniosków: w godzinach pracy

-       miejsce przyjmowania interesantów: sekretariat szkoły

–      jakich dniach i godzinach: od poniedziałku do piątku  8.00 -15.00

  • pedagog: wtorek: 10.40-14.40, środa: 9.40-11.40, czwartek: 8.45-11.45, piątek:8.00-10.00
  • logopeda: pon: 10.30-13.30, 14.30-15.30, wt:10.30-11.30, 12.30-15.30, czw:10.30- 12.30, 14.30-15.30, pt:9.30-13.30
  • biblioteka: pon:8.00-12.24, wt:8.45-10.35, śr:8.45-10.35, 11.40-13.30, czw:8.45-10.35, pt:9.50-11.30
  • świetlica: poniedziałek - piątek w godz. 6.30 - 17.15;

–      w jaki sposób odbywa się przyjmowanie i załatwianie spraw

Sekretariat przyjmuje korespondencję, umieszcza pieczątkę wpływu i rejestruje w księdze korespondencji.

Sekretarz szkoły przekazuje dyrektorowi do wglądu całą otrzymaną korespondencję.

Dyrektor obok pieczątki wpływu umieszcza dyspozycję co do osoby, terminu i sposobu załatwienia sprawy.

Sprawy mogą być załatwione w formie ustnej lub pisemnej.

–        jaki system kancelaryjny obowiązuje w jednostce

-         W Publicznej Szkole Podstawowej Nr 10 w Opolu obowiązuje system kancelaryjny. Wszystkie pisma wpływające rejestrowane są z lewej strony, a pisma wysyłane z prawej dziennika korespondencyjnego.

-         W systemie kancelaryjnym dokonuje się tylko jeden raz rejestracji spraw
w spisach dołączonych do teczek aktowych na podstawie pierwszego otrzymanego pisma lub sporządzonego w komórce organizacyjnej. Każde kolejne pismo w sprawie raz zarejestrowane otrzymuje ten sam znak sprawy.

-         Jednolity wykaz akt jest to rzeczowy podział akt powstający w toku działalności, zawierający archiwalną klasyfikację akt.

-         Jednolity wykaz akt jest oparty na systemie kwalifikacji dziesiętnej.

Z każdym symbolem klasyfikacyjnym związany jest zwięzły opis klasyfikacyjny /hasło/. Symbole klasyfikacyjne podzielone na  IV rzędy ważności uzależnione, podporządkowane są hierarchicznie według zasady, symbol klasyfikacyjny /hasło/. Klasy końcowe odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym.

-         Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej, wskutek tego akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek organizacyjnych, będą posiadały to samo hasło kwalifikacyjne i symbol liczbowy hasła.

-         Akta  wytworzone i gromadzone w komórkach organizacyjnych ze względu na wartość archiwalną dzielą się na dwie kategorie :

1.      materiały archiwalne,

2.      dokumentacje niearchiwalną.

 

–      w jaki sposób są załatwiane sprawy pisemne np. w formie odręcznej (skrócona), korespondencyjnej,

1.      Zgodnie z K.p.a sprawy można załatwiać ustnie lub pisemnie. W przypadku załatwienia sprawy ustnie, treść i istotne motywy takiego załatwienia sprawy, powinny być odnotowane w aktach i potwierdzone podpisem załatwiającego sprawę.

2.  Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

a)      odręczną

b)      korespondencyjną

c)      inną ( np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu itd.)

Przy pisemnym załatwianiu sprawy przestrzegane są następujące zasady:

-         każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,

-         w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,

-         adresy należy pisać w pierwszym przypadku,

-         tytuł służbowy oraz imię i nazwisko podpisującego się umieszczamy z prawej strony pod treścią pisma.

W zależności od potrzeb pismo może zawierać dodatkowe elementy:

-         pod treścią z lewej strony – liczbę przesyłanych załączników,

-         gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym zainteresowanym umieszcza się z lewej strony pod treścią zwrot: ?do wiadomości? lub ?otrzymują? i wymienia adresató,.

-         przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę – ? Stwierdzam zgodność z oryginałem? , a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

 

–      w jakiej kolejności załatwiane są sprawy:

1.      Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2.      Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych  formatu A-4 lub A-5 w układzie pionowym lub poziomym i zawierać:

a)      nagłówek – druk lub podłużną pieczeń nagłówkową

b)      znak sprawy

c)      powołanie się na znak i datę pisma , którego odpowiedź dotyczy

d)      datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną

e)      określenie odbiorcy

f)       treść pisma

g)      podpis ( imię nazwisko oraz stanowisko służbowe)

3.  Kopia pisma załatwiającego powinna zawierać:

a)      parafkę osoby i datę sporządzenia pisma

b)      termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt

4.  W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać następujące określenia:

a)      pod adresem z prawej strony – wskazówki dotyczące sposobu wysyłania
czystopisu: ?polecony?, ?ekspres?,? za zwrotnym dowodem doręczenia?,?pilne?,
? poufne?  itp.

b)      pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza – liczbę przesyłanych załączników

(zał.....) lub wymienia się je  z podaniem liczb porządkowych ;albo na  załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika ( zał. nr ... do pisma znak.....)

c)      adresy tych instytucji lub osób umieszczone pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: ? otrzymują do wiadomości?- jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podania do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie kopii pisma

d)      pod treścią pisma z lewej strony – termin wyznaczony do załatwienia sprawy ( termin do dnia ....), określenia tego używa się wyłącznie do jednostek podległych: dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy ; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy pracownik decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy

e)      ewentualne wskazówki dla sekretariatu

5. Przy załatwieniu sprawy należy wykorzystać formularz i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

 6.Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:

a)      należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia , ze szczególnym uwzględnieniem przepisów K.p.a

b)      gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt. 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego , należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie lub zaproponować nowy termin jej załatwienia.

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się